報告は結論から　悪い知らせこそ時間を置かず早めに

　報連相（ほうれんそう）とは、文字通り「報告」、「連絡」、「相談」の略です。報連相の重要性は新人の頃からよく耳にしますが、「じゃあどうやったら？」という実際に関しては、あまりよく教わりません。職場でのコミュニケーション、というと普通の世間話というよりは、業務上の報告や伝達ということが圧倒的に多いのではないでしょうか？しかもそれを上手く行うかどうかが、仕事の進捗や組織のパフォーマンスに直結するのです。今回は、効果的な報連相の仕方について考えてみたいと思います。

�@報告

　すべてに関して逐一報告してしまうと「その必要はない」と言われますし、報告が不充分であれば「そんな話は聞いていない」ということになり、時にその加減が難しくもあります。報告において最も重要なことは、“Bad News First”＝悪い知らせを先に報告する、ということです。とくにリスクに関することは時間を置いてしまうとマズイのです。伝える際は、結論から先に簡潔に伝えます。相手は忙しいですし、結果がどうだったかを一番気にしているものです。とにかくスピードです。苦手だからこそ、おっくうに感じるからこそ、一報入れておいて間違いないのです。

　また、その報告の仕方もメールなのか、電話なのか、直接会ってするのか、場合によって吟味したいものです。事によっては、直接の報告が面倒に感じたり、上司の反応や忙しさを気にすると、メールで済まそうとすることもあるかもしれません。しかも、メールをしたからと言って、報告が終ったわけではありません。忙しいなかですから、それを見ていない可能性もあります。きちんと伝わったかどうかがポイントなのです。

　一方、逆の立場になったとして、部下に対しては、「あの件だけど、どうなっている？」、「どの程度まで進んでる？」、「○日までに経過を教えてね」と逐一リマインド（思い起こし）をしてさりげなく催促してあげることが、業務のスピードを早めることになります。

�A連絡

　「連絡は気配り」と言われます。「これを伝えておいた方が仕事が円滑にいくだろう」、「これを前もって知っておけば喜ぶだろう」といったことを予測し、しかるべき人にしかるべきタイミングで連絡するのです。とかく情報が多く、物ごとの進むスピードも速い昨今です。適時の連絡が仕事の進みを円滑化させ、人間関係をよくします。

�B 相談

　相談が抜けてしまう原因として、よかれと思って自分１人で判断して進めてしまうパターンと、ネガティブな反応をされることを恐れて、相談せずに進めてしまうパターンがあるでしょう。下手に自己判断して相談せずに進めても、往々にしてうまくいかないものです。もし事前に相談を持ちかけていれば、相手が求めていることのニュアンスを事前に汲み取り、進むべき方向性を誤らなくて済みます。

　以上の点から、報連相は「相手がいったい何を求めているのか」、「どんなコミュニケーション手法を好むのか」を事前にリサーチしておいて、それに則した対応が望まれます。そう考えると、報連相は物ごとの機微や相手の状況、求めていることを瞬時に感じ取り行う、少し高度な技かもしれません。これが意識してできる人は、仕事がデキる人なのです。自分１人だけの視点でなく、相手、チーム、組織と視点を高くして、物ごとを進めていくと、必ずそのしかるべきタイミングというのがみえるものです。

　また、部下や同僚に報連相を促進させるために、自分が求めていることを「こうしてほしい」と具体的にリクエストしてあげるとよいでしょう。ぜひ、そのようなことを意識してみてください。

※　この記事は月刊誌「ＷＡＭ」平成２６年２月号に掲載された記事を一部編集したものです。
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