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連載コラム
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身の回りの整理術

全12回に渡って、身の回りの整理をするためのヒントをお届けします。


<執筆>
坂戸 健司

第4回: 「書類はどこへいった?」

書類にも賞味期限と消費期限がある

 いつも使うもの、必要なものがすぐに取り出せるようになったら、次は日々増えていく書類に対しての整理の力を身につけることに挑戦してみましょう。

 そのためのひとつの方法として、机の一番下の引き出しに書類を分類して収納することをお勧めします。仕事の内容や書類を整理するルールなど、職場や日々の業務によって書類の保管や整理は異なるものですが、まずは自分が管理するべき書類の整理方法は、やはりテーマ別に分類をしてファイル帳やボックスで整理することが基本になります。

 まず書類を整理することのポイントは、期限を定めて管理するということが重要です。収納スペースには限りがあるため、書類にも処分をする時期を決める必要があるのです。食品に「賞味期限」さらには「消費期限」があるように、保管する期限を決めるのです。そのルールを決めることが、書類整理に時間をとられたり、気持ちを振り回されないようにする秘訣です。二度と手に入らない資料でも、1年も見返すことがないものは処分を考えましょう。それ以外の書類や資料でも何らかの入手方法があるのなら、最大1年が保管の期限と考えてもいいでしょう。

 イラストを見てください。書類の整理の方法は仕事の内容や業務担当でそれぞれだとは思いますが、基本の基本はまずサイズを揃えるということをお勧めします。私の書類の整理術はここからスタートしたと言ってもいいでしょう。何から手をつけてよいかわからないという人は、まずは「書類のサイズを揃える」ということから始めてください。そこで整理が苦手な人にお勧めなのが、透明なクリアファイルに入れて分類するという方法です。

 サイズを統一すると作業がスムーズになります。やはりサイズはA4がお勧めです。

進行中の企画やよく使う定型書類はまとめて取り出しやすい場所に

 どんなに忙しくても、このクリアファイルに入れて机の上の「ファイルボックス」に入れておけば、まず紛失する恐れはなくなります。不定形の伝票やレシートなどの書類がどこかにまぎれ込んでしまうということも、防ぐことができるのです。

 できれば、ファイルに差し込む前にそれぞれの書類の右か左に日付を記入しておくと、あとあと整理(処分やファイル)をするときに便利です。手書きでよいのでクリアファイルにラベルを貼ってタイトルを書いておけば、一目で何の書類かが判断できます。

 ラベルを貼るのも面倒という人は、メモ用紙にタイトルをメモ書きしてクリアファイルにはさんでおけばよいですし、私はそのメモ用紙に作業指示をするようにしています。それは自分に対して、この書類をどう活用、処理するかをいわばディレクション(監督、指示)して記入するのです。要は目の前にある書類は「何のためにあるのか?」「何に使うのか?」を、自分に向けてはっきりさせることが肝心なのです。

 分類したファイルの中で、特に使用頻度が高いものはデスクの上にファイルボックスで分類して整理するといいでしょう。そのファイルボックスにも何の書類群かがわかるようにラベル(タイトル)を貼って、自分の仕事スタイルにあった書類の保管方法を構築してほしいと思います。しかし、あまり細かく分類をするのではなく、大まかに最大5〜7つぐらいに収めましょう。

 「あの書類はどこへいった!?」ということが起こらないように、「分ける」「捨てる」「戻す」という整理の基本動作を身につけましょう。

※ この記事は月刊誌「WAM」平成24年7月号に掲載されたものです。
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